FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN PÅ SLRK - SLAGELSE RIDEKLUB
1. Konstituering
Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvor også ansvars- og funktionsfordelingen fastlægges. Eventuelle ændringer i bestyrelsen skal indsendes til DRF, Distrikt 4 og Slagelse Kommune. Skiftes formand eller kasserer ud gives banken ligeledes besked.
2. Bestyrelsesmøder og beslutninger
Der afholdes møde hver måned – dog ikke i sommerferien, såfremt dette kan undgås.
Bestyrelsesmøder afholdes som udgangspunkt hver den første tirsdag i måneden. Medmindre bestyrelsen beslutter andet, afholdes møderne privat hos bestyrelsesmedlemmerne eller i rytterstuen på SLRK.
Emner, som medlemmer ønsker behandlet på møderne, skal være et bestyrelsesmedlem i hænde minimum 7 dage før et møde, gerne før. Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan der indkaldes til et bestyrelsesmøde med kortere varsel. Dette møde er dog kun beslutningsdygtigt, såfremt mindst 2/3 af bestyrelsen godkender indkaldelsen.
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller, ved dennes forfald, af næstformanden.
Alle bestyrelsesmedlemmer har lige stemmeret og træffer beslutninger ved simpelt flertal (Se dog § 6 i klubbens vedtægter). Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende og i dennes forfald næstformandens. For at gyldig bestyrelsesbeslutning kan tages, må mindst ½ af bestyrelsens medlemmer være til stede og deltage i afstemningen.
I ekstraordinære tilfælde kan formanden lade bestyrelsen træffe beslutninger skriftligt, telefonisk eller pr. mail. Sådanne beslutninger bekræftes på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde
En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle bestyrelsesmedlemmer.
3. Referater
Sekretæren fører protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne, og et beslutningsreferat udarbejdes. Beslutningsreferatet tilsendes via mail til godkendelse hos bestyrelsesmedlemmerne senest 7 dage efter et bestyrelsesmøde og underskrives ved efterfølgende bestyrelsesmøde.
Hvis sekretæren ikke har fået indvendinger til referatet inden 2 dage, betragtes det som godkendt. Det tilstræbes dog, at der bliver svaret OK. Herefter lægges det på hjemmesiden.
Person spørgsmål kan ikke læses i det offentliggjorte referat, ligesom bestyrelsen under behandlingen kan nævne, at det er udenfor referat.
Formanden eller næstformanden kommunikerer, på vegne af bestyrelsen, efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.
4. Regnskab og medlemsregistrering
Kassereren følger via hjemmeside og regnskabs systemet Klub Modul opdatering af medlemslisten og herigennem de løbende indbetalinger for rideskoleundervisning, opstaldning og andre indtægter og betaler alle regninger. Efter hver måneds afslutning føres månedsregnskabet. Fakturering af alle ekstra ydelse sker på månedsbasis bagud. Forfaldne debitorer rykkes 1 gang månedligt.
Kassereren udarbejder budget og årsregnskab til forelæggelse for den øvrige bestyrelse i god tid inden den ordinære generalforsamling.
Foreningens regnskab, der er offentligt, revideres af en af generalforsamlingen valgt revisor. Foreningens formand og kasserer er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere papirer og regnskabsmateriale, herunder revisionsprotokollater og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Slagelse Kommune, DRF og klubbens bankforbindelser. Kontakten til banken varetages af kasseren.
Ved hvert bestyrelsesmøde påhviler det kassereren at give orientering om foreningens økonomi.
5. Faste udvalg
Stævneudvalget, hvis opgave er at forberede og holde stævner og andre sportslige arrangementer.
Kioskudvalg, sørger for salg af mad/drikkevarer til arrangementer.
Staldudvalg står for at klare/uddelegere de daglige driftsopgaver i staldene.
Juniorudvalg tilgodeser vores gruppe af juniorer med diverse arrangementer og arrangere ponytræk m.m.
Sponsorudvalg står for at finde sponsorer, der vil støtte vores klub, mod rigtig god reklame som ses af flere hundrede hver uge.
Løse udvalg, bestyrelsen kan til enhver tid nedsætte et udvalg til en bestemt opgave for en tidsbegrænset periode eller til opgaven er løst.
Det bør altid tilstræbes, at der er én fra bestyrelsen i udvalget, eller som deltager i udvalgets møder.
6. Tavshedspligt og loyalitet
Et bestyrelsesmedlem har pligt til at udvise loyalitet overfor klubben, ansatte og medlemmer. Et bestyrelsesmedlem skal sikre, at de væsentlige diskussioner foregår på møder og ikke i krogene.
Et bestyrelsesmedlem har tavshedspligt omkring de ansatte, deres ansættelsesforhold og eventuelle uoverensstemmelser.
Medlemmet har ligeledes tavshedspligt i person spørgsmål, der angår medlemmerne.
Eventuelle klager fra medlemmer skal altid behandles anonymt, så alle trygt kan ytre sig overfor bestyrelsen.
Såfremt et medlem fratræder, skal han/hun straks tilbagelevere al fortrolig materiale han/hun måtte være i besiddelse af til bestyrelsesformanden
Ændringer af nærværende forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindeligt stemmeflertal blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer, men først med virkning fra førstkommende bestyrelsesmøde.
Godkendt af bestyrelsen 2. April 2024